Zeven stappen tussen je administratie en je eerste kengetal

Iedereen die dit doet weet dat het werk is. Bijna niemand heeft het ooit opgeschreven. Dat is jammer, want in de opsomming zit het antwoord op de vraag waarom vrijwel geen enkel abonnementsbedrijf dit maandelijks volhoudt, en waarom het bestand dat eruit komt zelden klopt met dat van vorige maand.

Dit is de route, stap voor stap, met per stap waar het misgaat.

1. Exporteren

Je haalt facturen of grootboekmutaties over de periode uit Exact Online, als bestand of via een standaardrapport.

Waar het misgaat. De eerste keuze is meteen de belangrijkste en wordt zelden bewust gemaakt: exporteer je facturen of abonnementsregels? Facturen bevatten alles, inclusief eenmalig werk dat je er straks weer uit moet halen. Abonnementsregels zijn schoner maar missen wat er buiten het abonnementenbeheer om is gefactureerd, en dat is bij veel bedrijven juist de grootste kant.

Wat je ook kiest: kies elke maand hetzelfde. Wisselen betekent dat je reeks niet meer vergelijkbaar is.

2. Opschonen

Dubbele debiteuren samenvoegen, creditnota's aan de juiste maand koppelen, interne en testfacturen eruit halen.

Waar het misgaat. Creditnota's. Een creditnota in mei voor een factuur uit maart hoort bij maart, niet bij mei. Boek je hem in mei, dan krijg je een kunstmatige dip in mei en was maart al die tijd te hoog. Doe je dit met de hand, dan gebeurt het de eerste maanden goed en daarna niet meer.

Dubbele debiteuren zijn het tweede struikelblok. Dezelfde klant onder twee nummers telt als twee klanten, waardoor je gemiddelde omzet per klant daalt zonder dat er iets is gebeurd. En als er eentje opzegt, registreer je churn die er niet is.

3. Classificeren

Per regel bepalen wat terugkerend is en wat eenmalig: implementatie, meerwerk, gefactureerde uren, hardware, trainingen.

Waar het misgaat. Dit is de stap die de meeste vervuiling veroorzaakt, omdat eenmalig werk en abonnement vaak op dezelfde factuur staan en soms op dezelfde regel. Een implementatiefactuur van € 4.000 die als terugkerende omzet wordt geteld, zet je MRR er die maand € 4.000 te hoog op en produceert de maand erna een churn van € 4.000 die nooit heeft plaatsgevonden.

De structurele fix zit niet in je spreadsheet maar in Exact: een aparte artikelcode of grootboekrekening voor abonnementsomzet. Eén uur inrichten, daarna elke maand terugverdiend.

4. Normaliseren

Jaar-, kwartaal- en maandcontracten terugrekenen naar één vergelijkbare maandwaarde, met pro rata bij tussentijdse start of stop.

Waar het misgaat. Niet in de rekensom, delen door twaalf lukt iedereen. Het gaat mis bij contracten die halverwege veranderen, bij klanten die van jaar naar maand overstappen, en bij de vraag of je pro rata op dagbasis doet of pas vanaf de eerstvolgende volle maand. Beide zijn verdedigbaar; door elkaar gebruiken is dat niet. De volledige rekenmethode staat in dit artikel.

5. Vergelijken

Deze maand naast vorige maand leggen en per klant bepalen wat er is gebeurd: nieuw, bestaand, uitgebreid, gekrompen, vertrokken.

Waar het misgaat. Dit is de stap die het meeste werk is en de minste aandacht krijgt. Je hebt de klantregels van vorige maand nodig, en die staan niet in je export, die staan in het bestand van vorige maand. Vanaf hier is je rapportage dus afhankelijk van een keten van bestanden, waarbij één ontbrekende maand het gat permanent maakt.

Je kunt maart niet reconstrueren als het bestand van februari weg is. Niet omdat de data ontbreekt, maar omdat de momentopname van wie er in februari klant was nergens is bewaard.

6. Berekenen

De opbouw van je terugkerende omzet afleiden, plus churn, retentie en gemiddelde omzet per klant.

Waar het misgaat. Randgevallen, en die zijn talrijker dan je denkt. Een klant die vertrekt en twee maanden later terugkomt: nieuw of bestaand? Een klant die krimpt én uitbreidt in dezelfde maand: twee posten of het saldo? Een concern met vier werkmaatschappijen: één klant of vier? Prijsindexatie van 3% over de hele portefeuille: is dat expansie?

Elk antwoord is verdedigbaar. Geen enkel antwoord is verdedigbaar als het per maand verschilt, en dat is wat er gebeurt zodra een ander het bestand overneemt.

7. Aansluiten en verspreiden

Aansluiten op de grootboekomzet, afwijkingen verklaren, grafieken verversen, het bestand rondsturen.

Waar het misgaat. Bij het aansluiten, en meestal duurt dat het langst. Je MRR sluit namelijk niet aan op je omzet, en dat hoort ook niet. Een jaarcontract dat in januari wordt gefactureerd, zit twaalf maanden in je MRR en één keer in je omzet. Een klant die in maart opzegt tegen einde looptijd, verlaat je MRR in maart en je omzet in december.

Wie dat verschil niet kent, gaat een halve dag zoeken naar een fout die er niet is. Wie het wel kent, moet het elke maand opnieuw uitleggen aan degene die het rapport ontvangt.

Wat het echt kost

Zeven stappen, elke maand, met de hand. Bij tweehonderd abonnementen is dat een ochtend, bij vijfhonderd een dag.

Maar de doorlooptijd is niet het bezwaar. Het bezwaar is wat die uren verdringen. Iemand in je bedrijf, meestal iemand die je niet kunt missen, besteedt een vast deel van elke maand aan het reconstrueren van iets wat de administratie al weet maar niet toont. Die tijd gaat niet naar klanten, niet naar prijsstelling, niet naar het terugwinnen van de klanten die op het punt staan te vertrekken. Hij gaat naar rapportage over precies die dingen.

En het bestand is verouderd op het moment dat het af is. Een overzicht dat op de twaalfde klaar is, beschrijft de vorige maand. Al dat werk neemt de blinde vlek niet weg. Het schuift hem een maand op.

Wat je er wel aan kunt doen, ook zonder software

Drie dingen die vandaag kunnen en die de rest makkelijker maken:

• Scheid abonnementsomzet in Exact. Een eigen artikelcode of grootboekrekening haalt stap 3 grotendeels weg.
• Leg je definitie vast op één A4. De randgevallen uit stap 6, met per geval het antwoord. Dat is het enige document dat voorkomt dat je over een jaar twee getallen hebt die allebei "de MRR" heten.
• Bewaar elke maand de klantregels apart. Eén regel per klant per maand, met het genormaliseerde bedrag. Dat is de momentopname uit stap 5, en zonder die reeks is je historie later niet te reconstrueren.

Waar dit vandaan komt

Deze zeven stappen zijn deel vier van de whitepaper De blinde vlek in Exact Online, waarin ze in een groter verhaal staan: waarom je administratie elke beweging vastlegt maar geen enkele toont, en welke vier vragen je binnen vijf minuten vertellen of jouw bedrijf dat probleem heeft. En als je op zoek bent naar de routes eromheen, die staan hier naast elkaar.