Zo bereken je je MRR uit Exact Online

Je administratie weet precies wat je vorige maand hebt gefactureerd. Wat ze niet weet, is hoeveel terugkerende omzet je vandaag hebt. Dat verschil kost de meeste abonnementsbedrijven een halve werkdag per maand. Dit artikel laat zien hoe je die berekening maakt, en welke keuzes je vooraf moet vastleggen, omdat ze anders stilletjes in je formules verdwijnen.

Wat MRR precies is

MRR staat voor Monthly Recurring Revenue: de terugkerende omzet die je klantenbestand per maand vertegenwoordigt, teruggerekend naar één vergelijkbare maandwaarde.

Dat laatste is waar het misgaat. MRR is geen optelsom van wat je deze maand hebt gefactureerd. Een klant met een jaarcontract van € 12.000 die je in januari factureert, levert € 1.000 MRR op, elke maand, ook in juli, wanneer er geen factuur de deur uit gaat. En een klant die in maart opzegt tegen einde looptijd in december, verlaat je MRR in maart, terwijl je hem tot december blijft factureren.

MRR beschrijft dus de stand van je klantenbestand, niet de stand van je debiteuren. Precies daarom is hij niet uit een factuuroverzicht af te lezen.

De rekenmethode, stap voor stap

1. Haal je abonnementsregels eruit

Begin bij je abonnementenbeheer in Exact Online, of anders bij je verkoopfacturen over de periode. Je hebt per regel nodig: de klant, het bedrag, de factuurperiode en de contractvorm.

2. Scheid terugkerend van eenmalig

Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en het meeste vervuilt. Implementatiekosten, meerwerk, gefactureerde uren, hardware, trainingen: geen van die posten is terugkerend. Ze horen niet in je MRR, ook niet als ze op dezelfde factuur staan als het abonnement.

Kom je er niet uit met de grootboekindeling, dan is een aparte artikelcode of kostenplaats voor abonnementsomzet de investering van een uur die je daarna elke maand terugverdient.

3. Normaliseer naar een maandwaarde

Elke contractvorm terug naar één maand:

Een klant die € 2.400 per jaar betaalt en een klant die € 200 per maand betaalt, zijn in MRR identiek. Dat is de hele bedoeling: je wilt ze naast elkaar kunnen leggen.

4. Reken pro rata bij tussentijdse start of stop

Een klant die op 18 maart instroomt op € 300 per maand, telt in maart niet voor € 300 mee. Er zijn twee verdedigbare methodes:

• Pro rata op dagbasis. 14 van de 31 dagen, dus € 135 in maart en € 300 vanaf april. Nauwkeurig, maar je maandreeks wordt er hobbelig van.
• Volledige maand vanaf de eerstvolgende maand. € 0 in maart, € 300 vanaf april. Grover, maar je reeks blijft glad en vergelijkbaar.

Beide zijn goed. Wat niet goed is, is de ene maand de eerste methode gebruiken en de andere maand de tweede.

5. Tel op

De som van alle genormaliseerde maandwaarden is je MRR. Je ARR (Annual Recurring Revenue) is dat getal maal twaalf. Niet je omzet van de afgelopen twaalf maanden, maar je huidige MRR geëxtrapoleerd.

Een rekenvoorbeeld

Vier klanten, eind maart:

MRR eind maart: € 950.

Klant D is het interessante geval. Je factureert hem nog tot einde looptijd, je omzet loopt gewoon door, en in je boekhouding is er niets aan de hand. In je MRR is hij weg, want MRR beschrijft wat je klantenbestand waard is, en D hoort er niet meer bij.

Dat is precies waarom MRR en omzet uit elkaar lopen, en waarom het ene getal het andere niet kan vervangen.

De keuzes die je vooraf moet vastleggen

Voor ARR bestaat geen verslaggevingsstandaard, niet in de Nederlandse regelgeving en niet onder IFRS. Twee bedrijven kunnen allebei correct rekenen en toch een ander getal bedoelen. Dat is geen probleem, zolang jij je eigen definitie expliciet hebt vastgelegd.

In de praktijk gebeurt dat zelden. De definitie ontstaat gaandeweg, zit impliciet in formules, en verschuift zodra iemand een uitzondering oplost. Je merkt het pas bij een overname, een financieringsronde of een bestuurswissel.

Deze vijf keuzes bepalen je getal het meest:

1. Wanneer telt een opzegging? Op de opzegdatum of aan het einde van de looptijd. Dit bepaalt of je churn maanden voor- of achterloopt.
2. Wat doe je met tijdelijke korting? Een klant met drie maanden 20% korting: reken je met de kortingsprijs of met de contractprijs? Als korting als krimp wordt geboekt, vervuilt dat je retentiecijfer blijvend.
3. Wat doe je met prijsindexatie? Automatische indexatie meetellen als uitbreiding maakt je netto retentie structureel te mooi.
4. Concernklanten: één klant of meer? Dit bepaalt tegelijk je klantaantal, je gemiddelde omzet per klant en je churn in aantallen.
5. Wanneer verlaat een gepauzeerde klant je basis? Bij pauzering, bij betalingsachterstand, of pas bij incasso.

Schrijf de antwoorden op. Eén A4 is genoeg, en het is het enige document dat voorkomt dat je over een jaar twee getallen hebt die allebei "de MRR" heten.

Waarom de Excel-export het niet oplost

Op dit punt weet je hoe de berekening gaat. De meeste bedrijven bouwen hem dan één keer in een spreadsheet, en dat werkt. De eerste keer.

Het bezwaar zit niet in de uren, al zijn dat er meer dan je denkt. Het zit in vier eigenschappen die elk handmatig proces heeft, hoe zorgvuldig je het ook inricht:

• Hij is verouderd op het moment dat hij af is. Een bestand dat op de twaalfde klaar is, beschrijft de vorige maand. Je stuurt structureel op een situatie van minstens vier weken terug.
• Hij is niet reproduceerbaar. Vraagt een investeerder of je accountant hoe je aan je MRR komt, dan is het antwoord een bestand met verborgen tabbladen en handmatige correcties. Er is geen spoor van welke correctie waarom is gemaakt.
• Hij is een persoon, geen proces. De logica zit in formules die één iemand heeft bedacht. Vakantie of vertrek onderbreekt je stuurinformatie volledig.
• Elke definitiewijziging breekt je reeks. Behandel je implementatieomzet halverwege het jaar anders, dan klopt de vergelijking met eerdere maanden niet meer. Herrekenen betekent met de hand terug door alle voorgaande perioden, en dus gebeurt het niet.

Die vier gelden onafhankelijk van hoe goed het bestand is gebouwd. Een uitstekende sheet heeft ze net zo goed als een slechte, alleen blijven ze daar langer onopgemerkt.

En dan begint het pas

MRR is het startpunt, niet het antwoord. Het getal op zichzelf vertelt je nog niet of je groeit: een MRR die van € 140.000 naar € 141.700 gaat, kan betekenen dat er rustig € 1.700 bij kwam, of dat er € 5.000 bij kwam en € 3.300 wegliep. Welke vijf bewegingen daaronder zitten, staat in dit artikel over de MRR-bridge.

Dat verschil is ook het onderwerp van de whitepaper De blinde vlek in Exact Online: waarom je administratie die vijf bewegingen wel vastlegt maar nergens toont, en welke vier vragen je binnen vijf minuten vertellen of jouw bedrijf dat probleem heeft.