Vergelijking · RecurBoard en Excel
RecurBoard of Excel voor je abonnementscijfers?
De meeste abonnementsbedrijven op Exact Online beginnen met een spreadsheet. Dat is logisch en voor kleine aantallen de juiste keuze. Deze pagina laat zien waar het omslagpunt ligt.
Kort antwoord
Excel werkt prima tot ongeveer honderd abonnementen, zolang één persoon het bestand elke maand bijhoudt. Daarboven kost het een ochtend tot een dag per maand en is de uitkomst lastig te controleren. RecurBoard rekent dezelfde KPI's elk uur automatisch uit Exact Online uit.
Het verschil op een rij
| Excel | RecurBoard |
|---|---|
| Zelf bouwen met formules en draaitabellen | Standaard, met MRR-brug en cohortanalyse |
| Elke maand exporteren en opschonen | Directe koppeling, alleen-lezen via de officiële Exact-login |
| Een ochtend (200 klanten) tot een dag (500 klanten) | Geen: elk uur automatisch bijgewerkt |
| Handmatige correcties zonder spoor | Vaste rekenregels, voor iedereen hetzelfde |
| Ja, bij vakantie of vertrek stopt de rapportage | Nee |
| Met de hand, maand voor maand | Hele historie volgens één vaste definitie |
| Per administratie exporteren en met de hand samenvoegen | Consolidatie over al je Exact-administraties (€ 25 per maand) |
| Zelf zoeken in het bestand | In Claude, ChatGPT of Copilot via de MCP-connector, voor je KPI's, financiële rapporten en alle onderliggende Exact-data (vanaf € 25 per maand) |
| Je Excel-licentie plus je eigen uren | Gratis plan; betaald vanaf € 50 per maand |
Wanneer kies je wat?
Kies Excel als
- Je hebt minder dan honderd abonnementen en weinig beweging per maand.
- Je wilt elke berekening zelf in de hand hebben en vindt het maandelijkse werk geen bezwaar.
- Je hebt een eenmalige analyse nodig, geen maandelijkse rapportage.
Kies RecurBoard als
- Je hebt honderd abonnementen of meer, of groeit daar snel naartoe.
- Een investeerder, bank of accountant vraagt hoe je aan je MRR komt.
- Je wilt niet afhankelijk zijn van één persoon en één bestand.
- Je hebt meerdere bv's of administraties en wilt één totaalbeeld.
- Je wilt churn en retentie zien op het moment dat het gebeurt, niet op de twaalfde van de volgende maand.
Wat je in Excel eigenlijk elke maand doet
Wie MRR uit Exact Online in een spreadsheet berekent, doorloopt steeds dezelfde stappen: facturen exporteren, terugkerende omzet scheiden van eenmalige, jaar- en kwartaalcontracten omrekenen naar een maandwaarde, deze maand naast vorige maand leggen en per klant bepalen of het om nieuw, uitbreiding, krimp of opzegging gaat.
Dat is goed te doen. Het bezwaar zit in wat er daarna gebeurt: het bestand is verouderd op het moment dat het af is, een andere definitie betekent alle vorige maanden opnieuw doen, en niemand anders kan het narekenen. De volledige methode staat in ons artikel over MRR berekenen uit Exact Online.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn bestaande Excel-bestand naast RecurBoard blijven gebruiken?
Ja. RecurBoard leest alleen uit Exact Online en verandert niets aan je administratie of je bestanden. Het is verstandig je spreadsheet de eerste maanden aan te houden om de uitkomsten te vergelijken.
Waarom komt mijn MRR in Excel anders uit dan in RecurBoard?
Meestal door verschillen in definitie: hoe je jaarcontracten verdeelt, of eenmalige kosten meetellen en wanneer een opzegging ingaat. RecurBoard past één vaste definitie toe op je hele historie, zodat maanden onderling wel vergelijkbaar zijn.
Kan RecurBoard de cijfers van meerdere bv's samenvoegen?
Ja. Met consolidatie (€ 25 per maand) voegt RecurBoard je Exact Online-administraties samen tot één beeld: abonnementen-KPI's en winst en verlies, balans en cashflow. In Excel betekent dat per administratie exporteren en de bestanden met de hand combineren.
Vanaf hoeveel klanten loont een tool?
Het omslagpunt ligt rond de honderd abonnementen. Daaronder is een spreadsheet te overzien, daarboven kost het maandelijks meer tijd dan een abonnement op een tool, en groeit de kans op fouten.
Meer vergelijkingen
Gegevens over andere producten gecontroleerd op . Prijzen excl. btw; dollarprijzen zoals vermeld door de leverancier. Zie je iets dat niet meer klopt? Laat het ons weten.
Zie je eigen MRR binnen vijf minuten
Koppel Exact Online, alleen-lezen. 45 dagen gratis op elk betaald plan, geen creditcard nodig.